Definimos la eficiencia como la capacidad para realizar o cumplir adecuadamente una función, encargo o tarea. Una persona trabaja con máxima eficiencia cuando es capaz de cumplir, debidamente, algo que debe hacer con el mínimo tiempo posible y con la calidad deseada.

Desde hace años, observo en las aulas universitarias como los estudiantes trabajan con esmero y dedicación en las tareas que se les encomiendan, pero con poca eficiencia. Se despistan constantemente y les cuesta centrarse en lo que se les pide. Es como si su mente estuviese en modo de dispersión constante. Siempre pienso que resulta un mal entreno para la vida profesional porque, en este entorno, la eficiencia es a la productividad lo que la energía al movimiento.

¿Y qué es lo que intuyo que bloquea principalmente su eficiencia? Intento listar los que para mí son los tres factores principales:

1. El multitasking. La idea de que hacer más de una cosa a la vez aumenta la productividad no supera los análisis más detallados sobre cómo funciona nuestro cerebro. Cuando dividimos su atención en más de una tarea hacemos ambas con menos efectividad. Resulta cansino la de veces que tengo que repetir el mismo mensaje simplemente porque el que lo pregunta estaba haciendo otra cosa. Está ampliamente demostrado que el multitasking sólo es posible, con eficiencia, si las tareas no entran en conflicto entre ellas, o en el caso de que no se requiera una alta capacidad de concentración ya que de lo contrario se puede perder en calidad.
2. La falta de previsión. Interrumpimos constantemente nuestras tareas porque no habíamos previsto que debíamos utilizar una herramienta o realizar un proceso previo. Observo que cada vez más, los estudiantes se levantan en plena clase para ir a rellenar sus botellas de agua o al baño. ¿No lo habían previsto en el descanso? Esta situación genera ineficiencias productivas. ¿Se trata de un problema de capacidad de concentración o simplemente de un problema de falta de previsión?
3. La excesiva velocidad que nos lleva a no escuchar. Hemos acelerado tanto el proceso vital de nuestras vidas que nos cuesta estar atentos a lo que se nos dice. A la mínima percepción de que ya entendemos algo que se nos está comentando nos desconectamos para poder captar otro impulso y no percibimos que el mensaje ha quedado incompleto y que, quizás, no se nos ha transmitido todo lo que debíamos. La escucha plena y la escucha activa ayudarán a entender mejor lo que se nos dice y lo que debemos hacer.

A estas afirmaciones cabe añadir que no tener en cuenta la importancia de los factores cognitivos en cualquier proceso productivo puede perjudicarlo de manera definitiva. Está demostrado, estadísticamente, que las empresas cuyos trabajadores se sienten más motivados y con mejores relaciones entre ellos producen con mayor eficiencia.

Positivizando todo lo dicho, y como conclusión a la pregunta formulada, para conseguir la máxima eficiencia en cualquier proceso productivo deberemos trabajar con concentración plena, capacidad de previsión y escucha activa.